Arşiv yönetimi hem geçmiş eylemler hem de mevcut kararlar için açıklama ve gerekçe sağlamaktadır. Toplumun eğitim ve araştırmaya olanak sağlamaktan, eğlenceyi, insan haklarını korumaya kadar medeni toplulukların kök salmasını ve gelişmesini sağlayan çok çeşitli görevler üstlenir.

Arşivlemenin Önemi

Tüm bilgi ve kayıtlar bir yaşam döngüsünden geçer. Kayıtların hangi aşamalardan geçtiğini bilmek, Kuruluşun kayıtlarını korumak ve uygun şekilde düzenlemek için yapılması gereken en önemli faaliyetlerin belirlenmesine yardımcı olur.

Bir arşiv yönetimi başlangıcında kuruluşun işlevleri, kararları, faaliyetleri hakkında bilgi sağlayan eksiksiz ve doğru kayıtlar oluşturmak gereklidir. Dosyalama sisteminde uygun şekilde ayırabilmek için kayıtlar ve kayıt dışı kopyalar arasında bir ayrım yapılmalı ve buna göre arşivlenmelidir. Kaydın bütünlüğünü korumak yani tamamlandıktan sonra değiştirilmemesini sağlamak önemlidir. Kayda erişime ihtiyaç duyan tüm meslektaşlarının kullanımına sunarken aynı zamanda güvenliğin sağlanması gerekir.

Arşivciler ve kullanıcılar açısından en verimli yöntem olarak uygun belgelere çabuk ulaşılabilmesini sağlayan arşiv yöntemleri kullanılmalıdır. Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda ya da evrak üzerinde oluşturulan belgelerin arşivlenmesinde genel bir yöntem belirlemek ve ihtiyaç dahilinde bu bölgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkânı sağlamak bir dosya planı hazırlayarak olur.

Verimli bir çalışma planı ile başarı kaçınılmazdır. Etkili bir yönetimin sağlanması için evrak ve arşiv gibi hizmetler en önemli unsurlardır. Arşiv yönetimi yapılırken kurum içerisindeki tüm birimler arasındaki birlikteliğin sağlanması önemlidir. Etkili ve verimli bir haberleşme sisteminin kurulmasına da zemin oluşturmaya fırsat verir. İyi arşiv yönetimi, yalnızca tarih ve araştırma için kayıtları depolamakla ilgili değildir. Arşivler iyi ve başarılı bir işletmenin merkezindedir.

İyi yönetilen arşivler ve kayıtlar, bir ülkenin hükümetin, kurumun ya da şirketin kim, ne zaman, nerede, nasıl ve neden eylemlerini anlayabileceği araçlardır. Arşivler zorunlu, eş zamanlı kayıtlardır ve bu nedenle bir kez kaybolduğunda değiştirilemez. Arşiv yönetimi de bu nedenle oldukça önemlidir.

Arşiv yönetimi ve dijital arşiv konusunda detaylı bilgi almak için en iyi dijital arşiv firmalarını görüntüleyin.