e-Arşiv Faturası Nedir? Nasıl Kullanılır?

Faturalandırma sisteminin kolaylaştırılması ve daha hızlı yürütülmesi adına başlatılan dijitalleşme süreci, e-Dönüşüm sürecini de beraberinde getirdi. Faturalandırma sürecinin dijital ortama taşınmasıyla beraber e-Arşiv uygulaması da sık sık duyulan kavramlardan biridir

e-Arşiv; faturalandırmanın Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara göre elektronik ortamda yapılması, korunması, ibrazı ve raporlanmasını kapsayan geniş bir süreci içine alan bir uygulamadır. Esasında e-Arşiv, bir elektronik fatura türüdür. Söz konusu bu faturayı, herhangi bir kağıt kullanmadan e-arşiv uygulaması üzerinden hazırlayarak gerekli alanlara gönderebilirsiniz. e-Arşiv faturası, tıpkı kağıt faturanın olduğu hukuki geçerlilik içermektedir. e-Arşiv ve e-Fatura uygulamalarından faydalana ön muhasebe uygulama sürecini daha kolay ve yönetilebilir hale getirebilirsiniz.

e-Arşiv Sistemine Geçiş Yapmak Zorunlu Mudur?

Kurum veya kuruluşların e-Arşiv uygulamasına geçmesinin zorunlu olup olmadığı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen kurallara ve bulunduğunuz sektöre göre değişiklik gösterebilmektedir. GİB tarafından konuyla ilgili yayınlanan tebliğde zorunluğa dair şu maddeler yer almaktadır:

2020 ve 2021 yılı cirosu 4 milyon TL ve üzeri olan şirketlerin 1 Temmuz 2022 tarihine kadar e-fatura ve e-arşiv sistemine geçiş yapması zorunludur.
2020 ve 2021 yılı cirosu 4 milyon TL ve üzeri olan şirketlerin 1 Temmuz 2022 tarihine kadar e-fatura ve e-arşiv uygulaması. Geçmesi halinde, 1 Ocak 2023 tarihine kadar e-defter uygulamasına geçiş yapması gereklidir.
e-Fatura ve e-arşiv sistemine zorunlu olmadan gönüllü geçiş yapan firmaların, belirtilen tutarların üzerine çıkmadığı sürece e-Defter uygulamasına geçiş yapması zorunlu değildir.

e-Arşiv Faturası ve e-Fatura Arasındaki Farklar Nedir?

e-Arşiv faturası ve e-Fatura, faturalandırmanın dijital ortama taşınmasından bu yana sıklıkla duyulan iki tür fatura yöntemidir. Temel olarak birbirine çok benzeyen bu iki fatura türü aşağıdaki şekilde birbirinden ayrılmaktadır.

E-Fatura, e-fatura kullanıcısı olan faturalara gönderilmektedir.
E-Arşiv faturası, e-Fatura kullanıcısı olmayan müşterilere gönderilmektedir. Örnek vermek gerekirse, e-Faturaya geçmemiş olan herhangi bir tüzel kişiye ya da son kullanıcınıza e-Arşiv faturası gönderebilirsiniz.